Khi đối tác chỉ gặp qua email, tin nhắn và cuộc gọi video, bạn cần trả lời hai câu hỏi tách bạch: công ty đó có thật và đang hoạt động không, và người đang nói chuyện với bạn có thật sự đại diện cho công ty đó không. Nhiều vụ mất tiền xảy ra khi câu thứ nhất có đáp án đúng nhưng câu thứ hai bị bỏ qua: công ty có thật, chỉ là người nhân danh nó thì không.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ, nhân viên mua hàng, người phụ trách bán buôn khi làm việc với đối tác mới chưa từng gặp. Bài đi theo hướng định danh: kiểm pháp nhân, kiểm người, kiểm kênh liên lạc. Các kịch bản lừa chuyển tiền cụ thể như email giả giám đốc hay nhà cung cấp báo đổi số tài khoản đã có trên trang AI Bảo Mật; ở đây chỉ bàn phần xác minh khi mở quan hệ mới.
Vì sao danh tính đối tác thành vấn đề khi mọi thứ làm qua mạng
Trước đây, mở quan hệ với một nhà cung cấp mới thường đi kèm một lần ghé văn phòng, một buổi gặp, một xấp giấy tờ có dấu đỏ. Bây giờ, rất nhiều đơn hàng đầu tiên được chốt qua tin nhắn, hợp đồng ký điện tử, tiền chuyển khoản, và hai bên chưa bao giờ ngồi cùng bàn. Cách làm này nhanh, nhưng phần xác minh vốn diễn ra tự nhiên qua những lần gặp mặt đã bị bỏ mất mà không ai thay bằng thứ gì.
Kẻ gian tận dụng đúng khoảng trống đó. Họ có thể mượn tên một công ty có thật, lấy logo, địa chỉ, mã số thuế từ thông tin công khai, dựng một trang web na ná, mở một địa chỉ email với tên miền gần giống, rồi chào hàng với giá tốt. Thời AI, họ còn có thể dùng giọng nói, khuôn mặt được làm giả trong cuộc gọi video ngắn để thuyết phục bạn rằng đang nói chuyện với giám đốc kinh doanh của công ty đó.
Vì vậy, thay vì cố đoán một người có đáng tin hay không qua cách họ nói chuyện, bạn cần một quy trình kiểm những thứ khó giả: thông tin trên nguồn chính thức, kênh liên lạc do chính công ty công bố, giấy tờ uỷ quyền có thể đối chiếu, tài khoản ngân hàng đứng tên đúng pháp nhân. Quy trình này mất thêm một hai ngày cho đối tác mới, và chỉ cần làm một lần.
Hai câu hỏi phải kiểm riêng
Pháp nhân có thật và đang hoạt động không. Công ty có tên trong hệ thống đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế đang ở trạng thái hoạt động, ngành nghề phù hợp với hàng hoá dịch vụ đang chào, địa chỉ trụ sở có thật. Đây là phần dễ kiểm nhất vì có nguồn công khai.
Người liên hệ có quyền nhân danh công ty không. Người đó có phải là người đại diện theo pháp luật, hay được uỷ quyền bằng văn bản cho phạm vi giao dịch này. Đây là phần hay bị bỏ qua, vì người ta mặc định ai dùng email có tên công ty là người của công ty.
Kênh liên lạc có thuộc về công ty không. Tên miền email có đúng tên miền mà công ty công bố, số điện thoại tổng đài có đúng số trên trang chính thức hay trên hồ sơ đăng ký. Một kênh liên lạc do chính người liên hệ cung cấp thì không dùng để kiểm chính người đó được.
Tài khoản nhận tiền có đứng tên pháp nhân không. Với giao dịch giữa hai doanh nghiệp, tài khoản nhận tiền đứng tên cá nhân, kể cả là tên giám đốc, là điểm cần hỏi rõ và có văn bản giải thích. Nhiều vụ mạo danh lộ ra ở đúng chỗ này.
Kiểm pháp nhân ở đâu cho chắc
Bảng dưới gợi ý loại thông tin cần kiểm và nơi đối chiếu. Tên gọi và giao diện các cổng tra cứu có thể thay đổi; bạn tìm đúng cổng của cơ quan nhà nước thay vì các trang tổng hợp thông tin doanh nghiệp không rõ nguồn.
| Thông tin | Nơi đối chiếu | Lưu ý khi kiểm |
|---|---|---|
| Tên, mã số doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật | Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp | So tên người đại diện với người ký hợp đồng; xem ngày thay đổi gần nhất |
| Trạng thái mã số thuế | Trang tra cứu của cơ quan thuế | Trạng thái ngừng hoạt động, tạm ngừng, không còn ở địa chỉ là dấu hiệu dừng lại |
| Địa chỉ trụ sở | Hồ sơ đăng ký, bản đồ, gọi qua tổng đài công bố | Địa chỉ là một căn hộ hay quán cà phê không hẳn là xấu, nhưng cần khớp với lời giới thiệu |
| Tên miền email, trang web | So với thông tin trên hồ sơ, hỏi qua tổng đài | Cảnh giác tên miền chỉ khác một chữ cái, thêm gạch nối, đổi đuôi |
| Chứng thư chữ ký số trên hợp đồng điện tử | Phần mềm đọc tài liệu có hiển thị thông tin chữ ký | Chứng thư phải mang tên đúng pháp nhân, còn hiệu lực ở thời điểm ký |
Kiểm pháp nhân chỉ trả lời được câu "công ty có thật không". Một công ty sạch sẽ trên hồ sơ vẫn có thể bị người khác mạo danh, nên phần kiểm người dưới đây không được bỏ qua.
Kiểm người liên hệ và cuộc gọi video
Phần này khó hơn vì không có cơ sở dữ liệu công khai nào cho biết ai là nhân viên của công ty nào. Bạn dựa vào kênh độc lập và giấy tờ có thể đối chiếu.
- Gọi lại qua số tổng đài do công ty công bố trên hồ sơ hay trang chính thức, hỏi bộ phận hành chính xác nhận người liên hệ có làm ở công ty và phụ trách giao dịch này không. Không dùng số điện thoại do chính người liên hệ đưa.
- Với hợp đồng do người không phải người đại diện theo pháp luật ký, yêu cầu giấy uỷ quyền, ghi rõ phạm vi và thời hạn, có chữ ký của người đại diện. Đối chiếu tên người đại diện trên giấy uỷ quyền với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Cuộc gọi video chỉ giúp bạn làm quen, không giúp xác minh. Khuôn mặt và giọng nói có thể làm giả, nhất là trong cuộc gọi ngắn, mạng chập chờn, người kia nói bận nên tắt máy sớm. Không quyết định chuyển tiền chỉ vì đã "thấy mặt" qua màn hình.
- Nếu nghi ngờ trong cuộc gọi, hỏi những điều chỉ người trong công ty biết và có thể kiểm lại qua kênh khác, như tên người phụ trách kho hay quy trình giao hàng mà bạn đã được tổng đài cho biết.
- Ghi lại mọi kênh liên lạc vào hồ sơ đối tác: email, số điện thoại, tên người. Khi một kênh mới xuất hiện, như "đây là số mới của chị", coi như một người mới và kiểm lại.
Đừng ngại gọi tổng đài của đối tác để xác nhận. Một công ty làm ăn nghiêm túc hiểu việc này và thường cũng làm như vậy với bạn.
Quy trình mở hồ sơ đối tác mới
Các bước gợi ý cho doanh nghiệp nhỏ, có thể giao cho nhân viên mua hàng hoặc kế toán làm, chủ doanh nghiệp duyệt bước cuối.
- Lập một tệp hồ sơ đối tác: tên pháp nhân, mã số, người đại diện, địa chỉ, tên miền, số tổng đài, người liên hệ, tài khoản ngân hàng.
- Kiểm pháp nhân trên nguồn chính thức, chụp lại màn hình kết quả tra cứu kèm ngày giờ, lưu vào hồ sơ.
- Gọi qua tổng đài công bố để xác nhận người liên hệ. Ghi tên người xác nhận và thời điểm gọi.
- Nhận giấy uỷ quyền nếu người ký không phải người đại diện. Đối chiếu tên người đại diện.
- Kiểm tài khoản nhận tiền: tên chủ tài khoản khớp tên pháp nhân. Nếu không khớp, yêu cầu giải thích bằng văn bản có chữ ký số hoặc dấu của công ty.
- Với đơn hàng đầu tiên, ưu tiên giá trị nhỏ, hoặc điều khoản thanh toán theo tiến độ giao hàng, cho tới khi hai bên đã có lịch sử giao dịch.
- Chủ doanh nghiệp hoặc người được giao duyệt hồ sơ trước lần chuyển tiền đầu tiên. Từ đó, mọi thay đổi trong hồ sơ, nhất là tài khoản nhận tiền, phải được xác minh lại.
Bảy bước trông nhiều, nhưng với đối tác thật thì phần lớn chỉ mất vài phút tra cứu và một cuộc gọi. Người mạo danh mới là người thấy các bước này phiền và tìm cách hối thúc bạn bỏ qua.
AI giúp gì và không nên hỏi AI điều gì
Chatbot hữu ích để soạn mẫu hồ sơ đối tác, soạn email lịch sự đề nghị đối tác cung cấp giấy uỷ quyền, soạn bảng kiểm cho nhân viên mua hàng, hay tóm tắt điều khoản thanh toán của bản hợp đồng mẫu mà bên kia gửi. Câu lệnh mẫu: "Bạn là trưởng bộ phận mua hàng của một công ty thực phẩm nhỏ. Hãy viết email lịch sự gửi nhà cung cấp mới, đề nghị cung cấp giấy uỷ quyền cho người ký hợp đồng và xác nhận tài khoản nhận tiền đứng tên công ty, giải thích đây là quy trình áp dụng cho mọi đối tác mới."
Điều không nên làm là hỏi chatbot "công ty A có uy tín không", "công ty B có lừa đảo không". Chatbot có thể trả lời rất tự tin bằng thông tin bịa, thông tin cũ, hoặc nhầm sang một công ty trùng tên. Một câu trả lời "công ty này hoạt động ổn định" từ AI không có giá trị xác minh, và một câu "công ty này từng bị phản ánh" có thể là sai hoàn toàn, gây hại cho một doanh nghiệp đàng hoàng.
Khi nhờ AI tóm tắt hợp đồng hay so sánh báo giá, che tên đối tác, đơn giá, chiết khấu, số tài khoản trước khi dán. Đó là bí mật kinh doanh của cả hai bên. Phần AI làm tốt là cấu trúc, câu chữ, danh sách việc cần hỏi; phần xác minh vẫn phải làm ở nguồn chính thức và bằng cuộc gọi qua kênh độc lập.
Dấu hiệu nên dừng giao dịch để kiểm thêm
Có một nhóm dấu hiệu mà khi gặp, bạn nên tạm dừng trước lần chuyển tiền đầu tiên. Người liên hệ thúc ép thời gian, ví dụ giá chỉ giữ đến chiều nay. Người liên hệ né tránh việc bạn gọi qua tổng đài, nói rằng tổng đài không nắm được việc này. Tài khoản nhận tiền đứng tên cá nhân hoặc một công ty khác với công ty ký hợp đồng. Hợp đồng điện tử ký bằng chữ ký ảnh scan thay vì chữ ký số của pháp nhân. Email gửi từ một tên miền khác với trang chính thức, dù chỉ khác một chữ.
Một nhóm dấu hiệu khác nhẹ hơn nhưng nên hỏi thêm: công ty mới thành lập vài tháng mà chào đơn hàng lớn, ngành nghề đăng ký không liên quan đến hàng hoá chào bán, người đại diện theo pháp luật vừa thay đổi gần đây, địa chỉ trụ sở trùng với rất nhiều công ty khác. Những điều này không chứng minh gian lận, vì có nhiều lý do bình thường, nhưng là lý do để bạn làm đủ các bước kiểm người và kiểm tài khoản.
Khi dừng, hãy nói rõ với đối tác rằng công ty bạn đang hoàn tất thủ tục mở hồ sơ nhà cung cấp mới. Nếu sau khi dừng bạn phát hiện bị mạo danh, ghi lại toàn bộ trao đổi, báo cho công ty bị mạo danh qua tổng đài chính thức của họ, và trình báo cơ quan công an. Với tranh chấp hợp đồng cụ thể, bạn nên hỏi luật sư.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu thấy công ty đang hoạt động thì có thể yên tâm chưa?
Chưa. Kết quả đó chỉ cho biết pháp nhân có thật. Người liên hệ vẫn có thể đang mạo danh công ty. Bạn cần kiểm thêm người liên hệ qua tổng đài công bố và kiểm tài khoản nhận tiền đứng tên đúng pháp nhân.
Đối tác chỉ gửi ảnh chụp giấy đăng ký doanh nghiệp, có đủ không?
Không đủ. Ảnh chụp giấy tờ dễ chỉnh sửa và có thể là giấy của công ty khác. Thông tin đó cần được đối chiếu trên cổng tra cứu chính thức, kèm kiểm người liên hệ qua kênh độc lập trước khi ký và chuyển tiền.
Có nên yêu cầu đối tác gọi video để xác minh không?
Gọi video tốt cho việc làm quen nhưng không đủ để xác minh, vì khuôn mặt và giọng nói có thể bị làm giả. Hãy dùng cuộc gọi qua tổng đài công bố, giấy uỷ quyền đối chiếu được và tài khoản đứng tên pháp nhân làm căn cứ.
Đối tác nước ngoài thì xác minh pháp nhân ở đâu?
Nhiều quốc gia có cơ quan đăng ký doanh nghiệp với cổng tra cứu công khai. Bạn tìm đúng cơ quan nhà nước của nước đó, cẩn thận với các trang trung gian thu phí. Phần kiểm người liên hệ và tài khoản nhận tiền vẫn làm như với đối tác trong nước.
Nhân viên mua hàng có nên tự quyết đối tác mới không?
Nên có bước duyệt của người thứ hai, thường là chủ doanh nghiệp hoặc kế toán trưởng, trước lần chuyển tiền đầu tiên và mỗi khi thông tin tài khoản nhận tiền thay đổi. Hai người kiểm thì khó bị lừa hơn một người.