Máy chấm công khuôn mặt giải quyết gọn chuyện chấm công hộ, nhưng đổi lại, cửa hàng hay xưởng của bạn bắt đầu giữ dữ liệu sinh trắc của từng nhân viên, một loại dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Lắp máy chỉ mất một buổi; làm cho đúng phần thông báo, xin đồng ý, lưu trữ và xoá dữ liệu mới là phần chủ doanh nghiệp nhỏ hay bỏ qua.
Bài này viết cho chủ cửa hàng, chủ xưởng, quản lý nhân sự ở nơi 10 đến 100 người đang tính lắp hoặc đã lắp máy chấm công khuôn mặt. Nội dung gồm máy hoạt động ra sao, nên chọn kiểu lưu dữ liệu nào, các bước triển khai, xử lý khi máy nhận sai, và việc phải làm khi nhân viên nghỉ việc.
Máy chấm công khuôn mặt hoạt động thế nào
Khi đăng ký, máy chụp khuôn mặt nhân viên từ một vài góc rồi chuyển thành một chuỗi số đặc trưng, thường gọi là mẫu khuôn mặt. Mỗi lần chấm công, máy chụp khuôn mặt người đứng trước nó, tạo chuỗi số mới, rồi so với toàn bộ mẫu đã lưu để tìm người giống nhất. Nếu độ giống vượt qua một ngưỡng cài sẵn, máy ghi nhận người đó và giờ chấm công.
Hai điểm kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến bạn. Thứ nhất là ngưỡng: đặt ngưỡng thấp thì máy dễ nhận nhầm người này thành người kia, đặt cao thì máy hay từ chối đúng người, bắt đứng lại nhiều lần. Thứ hai là khả năng phân biệt người thật với ảnh hay video, thường gọi là kiểm tra người sống. Máy rẻ có thể không có hoặc chỉ có ở mức đơn giản, nên một tấm ảnh in hay màn hình điện thoại đưa lên vẫn có thể chấm công hộ được.
Máy chấm công không phải hệ thống định danh như eKYC của ngân hàng. Nó không đối chiếu với căn cước, không biết người đăng ký có đúng là người trên hợp đồng lao động không. Việc đó nằm ở khâu đăng ký ban đầu, khi quản lý trực tiếp đứng cạnh, xác nhận đúng người rồi mới cho máy lấy mẫu.
Dữ liệu khuôn mặt là dữ liệu sinh trắc: những gì cần làm trước khi lắp
Thông báo rõ mục đích. Nhân viên cần biết dữ liệu khuôn mặt chỉ dùng để chấm công, không dùng để theo dõi ngoài giờ, không chia cho bên khác. Ghi mục đích này thành văn bản, đính kèm nội quy lao động hoặc phụ lục hợp đồng.
Xin đồng ý từng người, bằng văn bản. Pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân xếp đặc điểm sinh trắc vào nhóm dữ liệu nhạy cảm, đòi hỏi sự đồng ý rõ ràng của người có dữ liệu. Chi tiết nghĩa vụ theo quy định hiện hành, bạn nên đọc kỹ văn bản hoặc hỏi người có chuyên môn.
Có phương án thay thế. Nhân viên không đồng ý thì vẫn phải chấm công được bằng cách khác, như thẻ từ, mã cá nhân, hay ký sổ có quản lý xác nhận. Không biến việc đồng ý thành điều kiện ngầm để giữ việc.
Giới hạn người được xem. Ai được xem ảnh đăng ký, ai được xuất dữ liệu chấm công, ai được sửa, xoá. Ở cửa hàng nhỏ, thường chỉ chủ và một người quản lý.
Biết dữ liệu nằm ở đâu. Trong máy, trên máy tính của cửa hàng, hay trên máy chủ của nhà cung cấp phần mềm. Câu trả lời quyết định mức rủi ro và việc bạn phải hỏi nhà cung cấp.
Lưu tại máy hay lưu trên đám mây
Hai kiểu lưu dữ liệu phổ biến có ưu nhược điểm khác nhau. Bảng dưới giúp bạn biết cần hỏi gì khi chọn máy, không nhằm khuyên hãng hay sản phẩm cụ thể nào.
| Tiêu chí | Lưu tại máy, xuất dữ liệu về máy tính | Lưu trên đám mây của nhà cung cấp |
|---|---|---|
| Mẫu khuôn mặt nằm ở đâu | Trong bộ nhớ của máy chấm công tại cửa hàng | Trên máy chủ của nhà cung cấp, có thể ở nước ngoài |
| Ai có thể truy cập | Người cầm máy và người có mật khẩu quản trị máy | Người có tài khoản quản trị, cộng với nhà cung cấp tuỳ điều khoản |
| Rủi ro chính | Máy bị mất, bị tháo, mật khẩu quản trị mặc định không đổi | Nhà cung cấp bị lộ dữ liệu, tài khoản quản trị bị chiếm |
| Nhiều chi nhánh | Phải gom dữ liệu thủ công | Tiện xem tập trung |
| Việc cần hỏi | Cách đổi mật khẩu quản trị, cách xoá mẫu, cách xuất dữ liệu | Dữ liệu lưu ở đâu, bao lâu, xoá thế nào, có dùng vào việc khác không |
Dù chọn kiểu nào, đổi ngay mật khẩu quản trị mặc định của máy và của tài khoản phần mềm. Mật khẩu mặc định của thiết bị văn phòng là lỗ hổng phổ biến hơn rất nhiều so với các kiểu tấn công phức tạp.
Triển khai từng bước cho cửa hàng, xưởng nhỏ
Thứ tự dưới đây đặt phần giấy tờ trước phần lắp máy. Làm ngược lại thì thường không bao giờ quay lại làm giấy tờ.
- Viết thông báo một trang: lắp máy để làm gì, dữ liệu lưu ở đâu, ai xem, lưu bao lâu, xoá khi nào, phương án cho người không đồng ý.
- Họp nhân viên, đọc thông báo, trả lời câu hỏi. Phát mẫu đồng ý để từng người ký hoặc chọn phương án thay thế.
- Lắp máy ở vị trí đủ sáng, không ngược sáng, độ cao phù hợp. Camera chỉ hướng vào người đứng chấm công, không quét cả khu vực.
- Đổi mật khẩu quản trị, tắt các tính năng không dùng như gửi ảnh chụp mỗi lần chấm công lên đám mây nếu không cần.
- Đăng ký khuôn mặt từng người có quản lý đứng cạnh xác nhận đúng người. Ghi ngày đăng ký vào sổ.
- Chạy thử song song với cách chấm công cũ trong một hai tuần, so số liệu, chỉnh ngưỡng nhận diện.
- Chuyển hẳn sang máy, nhưng giữ một cách chấm công dự phòng khi máy hỏng, mất điện.
Nếu xưởng có nhiều lao động thời vụ ra vào liên tục, cân nhắc kỹ có nên lấy mẫu khuôn mặt của người chỉ làm vài ngày hay không. Thẻ tạm hoặc ký sổ có thể hợp lý hơn với nhóm này.
Khi máy nhận sai hoặc không nhận
Máy nhận diện nào cũng có sai số. Điều quan trọng là có quy trình xử lý để nhân viên không bị thiệt và quản lý không phải đoán.
- Không nhận vì ánh sáng: đèn sau lưng người chấm công, nắng chiếu thẳng vào ống kính. Đổi vị trí máy hoặc lắp thêm đèn phía trước.
- Không nhận vì thay đổi ngoại hình: cắt tóc, để râu, đeo kính mới, sau thời gian dài máy không nhận. Đăng ký lại mẫu, có quản lý xác nhận.
- Khẩu trang, mũ bảo hộ: một số máy nhận được khi đeo khẩu trang nhưng độ chính xác giảm. Quy định rõ tháo khẩu trang lúc chấm công nếu điều kiện cho phép.
- Nhận nhầm người giống nhau: anh chị em ruột, người có nét mặt na ná. Tăng ngưỡng, hoặc cho nhóm này dùng thêm mã cá nhân.
- Bị chấm công hộ bằng ảnh: nếu máy không có kiểm tra người sống đủ tốt, quản lý đối chiếu thêm bằng camera an ninh ở lối vào.
- Nhân viên khiếu nại thiếu công: có sổ ghi sự cố, quản lý xác nhận giờ thực tế, sửa dữ liệu có ghi lý do và người sửa.
Đừng dùng sai số của máy làm căn cứ duy nhất để trừ lương hay kỷ luật. Dữ liệu máy là một nguồn, lời xác nhận của quản lý ca và camera là nguồn khác.
Nhân viên nghỉ việc, đổi máy và xoá dữ liệu
Khi nhân viên nghỉ việc, xoá mẫu khuôn mặt của họ khỏi máy và khỏi phần mềm trong ngày cuối, chỉ giữ lại dữ liệu giờ công cần cho việc tính lương và nghĩa vụ kế toán. Ghi vào sổ ngày xoá, người xoá. Nhiều cửa hàng giữ mẫu khuôn mặt của người đã nghỉ nhiều năm chỉ vì không ai nhớ xoá, và đó là dữ liệu sinh trắc không còn mục đích nào để giữ.
Khi đổi máy chấm công, thanh lý máy cũ, hãy xoá toàn bộ dữ liệu trên máy theo hướng dẫn của nhà sản xuất, rồi kiểm lại bằng cách mở danh sách người dùng. Một máy chấm công cũ bán lại còn nguyên mẫu khuôn mặt và danh sách tên nhân viên là chuyện hoàn toàn có thể xảy ra. Máy gửi đi bảo hành cũng vậy: trước khi giao cho bên sửa chữa, sao lưu dữ liệu giờ công rồi xoá danh sách người dùng nếu máy cho phép, hoặc ít nhất ghi vào biên bản giao nhận rằng máy có chứa dữ liệu nhân viên và bên sửa không được sao chép.
Nếu dùng dịch vụ đám mây và ngưng hợp đồng, yêu cầu nhà cung cấp xác nhận đã xoá dữ liệu của cửa hàng. Trước khi ngưng, xuất dữ liệu giờ công bạn cần giữ. Nhân viên cũng có quyền hỏi cửa hàng còn giữ dữ liệu gì của họ và yêu cầu xoá theo quy định hiện hành; có sẵn sổ quản lý giúp bạn trả lời nhanh.
Dùng AI soạn thông báo, mẫu đồng ý và đọc số liệu chấm công
Chatbot giúp soạn thông báo cho nhân viên, mẫu đồng ý, quy trình xử lý sự cố. Câu lệnh mẫu: "Bạn là quản lý nhân sự của một xưởng may 60 người. Hãy soạn thông báo gửi công nhân về việc lắp máy chấm công khuôn mặt: mục đích chỉ để chấm công, dữ liệu lưu tại máy ở xưởng, chỉ quản lý xưởng xem, xoá khi nghỉ việc, ai không đồng ý thì dùng thẻ. Giọng đơn giản, dễ hiểu với công nhân, kèm mẫu đồng ý một trang."
Khi muốn AI giúp đọc số liệu chấm công, như tìm ngày nào hay có người chấm muộn, tháng nào máy lỗi nhiều, hãy xuất dữ liệu ra bảng, thay tên nhân viên bằng mã, bỏ các cột không cần. Không đưa ảnh đăng ký, ảnh chụp mỗi lần chấm công vào chatbot. Ảnh khuôn mặt nhân viên là dữ liệu sinh trắc, đưa cho một dịch vụ AI bên ngoài là xử lý dữ liệu nhạy cảm ngoài mục đích đã thông báo.
Phần AI soạn về nghĩa vụ pháp lý chỉ là bản nháp. Mẫu đồng ý cần có những nội dung theo quy định hiện hành; nếu cửa hàng không chắc, hỏi người có chuyên môn về lao động và dữ liệu cá nhân trước khi phát cho nhân viên ký.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên không đồng ý đăng ký khuôn mặt thì cửa hàng xử lý thế nào?
Cho họ chấm công bằng cách khác như thẻ từ, mã cá nhân hoặc ký sổ có quản lý xác nhận. Đồng ý cung cấp dữ liệu sinh trắc cần là tự nguyện; ép đăng ký hay đối xử khác với người không đồng ý dễ dẫn tới tranh chấp.
Máy chấm công khuôn mặt có lưu ảnh của nhân viên không?
Tuỳ máy và cài đặt. Nhiều máy lưu mẫu khuôn mặt dạng chuỗi số, một số còn lưu ảnh đăng ký và ảnh chụp mỗi lần chấm công. Bạn kiểm trong phần cài đặt và tắt lưu ảnh nếu không cần cho mục đích chấm công.
Có thể dùng camera an ninh có nhận diện khuôn mặt để chấm công luôn không?
Về kỹ thuật thì được, nhưng camera an ninh quét mọi người đi qua, kể cả khách và người ngoài. Phạm vi thu dữ liệu rộng hơn nhiều so với một máy chấm công đặt ở cửa, nên nghĩa vụ thông báo và bảo vệ dữ liệu nặng hơn.
Dữ liệu chấm công khuôn mặt giữ bao lâu?
Dữ liệu giờ công giữ theo nhu cầu tính lương và nghĩa vụ kế toán. Mẫu khuôn mặt chỉ cần giữ khi người đó còn làm việc. Đặt mốc xoá rõ ràng trong thông báo và thực hiện đúng khi nhân viên nghỉ.
Máy chấm công có bị lừa bằng ảnh chụp không?
Một số máy chỉ có kiểm tra người sống đơn giản hoặc không có, nên có thể bị qua mặt bằng ảnh hay màn hình. Khi chọn máy, hỏi rõ tính năng này và đối chiếu thêm bằng camera ở lối vào nếu nghi có chấm công hộ.
Nhà cung cấp phần mềm chấm công có được xem dữ liệu khuôn mặt nhân viên không?
Phụ thuộc điều khoản hợp đồng và cách hệ thống lưu dữ liệu. Đọc kỹ điều khoản về quyền truy cập, mục đích sử dụng, nơi lưu và cách xoá; yêu cầu nhà cung cấp cam kết bằng văn bản nếu điều khoản chưa rõ.