Đừng đưa ảnh căn cước, hộ chiếu, bằng lái thật vào chatbot AI để nhờ đọc, điền đơn hay dịch. Bạn gần như luôn đạt được cùng kết quả bằng cách gõ đúng phần thông tin cần, hoặc nhờ chatbot làm khuôn mẫu với dữ liệu giả rồi tự điền. Ảnh giấy tờ đưa vào chatbot sẽ đi qua máy chủ của bên cung cấp, nằm trong lịch sử trò chuyện, và chịu mọi rủi ro của tài khoản đó.
Lời khuyên này không xuất phát từ việc chatbot nào xấu, mà từ nguyên tắc tối thiểu: chỉ đưa cho công cụ đúng phần nó cần. Bài này giải thích dữ liệu đi đâu khi bạn tải ảnh lên, rủi ro thật nằm ở chỗ nào, các việc hay khiến người ta muốn đưa ảnh giấy tờ cho AI và cách làm thay cho từng việc. Chi tiết chính sách lưu dữ liệu của từng dịch vụ thay đổi theo thời gian, nên bạn kiểm trên trang chính thức của dịch vụ mình dùng.
Ảnh bạn tải lên đi đâu
Khi bạn gửi một ảnh cho chatbot, ảnh được truyền tới máy chủ của nhà cung cấp để mô hình xử lý. Tuỳ dịch vụ và cài đặt, nội dung trò chuyện có thể được lưu trong lịch sử của tài khoản cho tới khi bạn xoá, được giữ thêm một thời gian sau khi xoá vì lý do vận hành hoặc an toàn, được người của nhà cung cấp xem lại trong một số trường hợp kiểm tra, và có thể được dùng để cải thiện mô hình nếu bạn không tắt tuỳ chọn đó.
Những điều trên không có nghĩa là ảnh của bạn sẽ bị lộ. Chúng có nghĩa là ảnh nằm ở nhiều nơi hơn và lâu hơn bạn nghĩ, theo những quy tắc bạn không kiểm soát. Với ảnh một bông hoa, điều đó không sao. Với ảnh giấy tờ chứa số định danh gần như không đổi suốt đời, đó là một sự đánh đổi không đáng cho việc tiết kiệm vài phút gõ phím.
Thêm một tầng ít ai nghĩ: tiện ích mở rộng trên trình duyệt, bàn phím của bên thứ ba trên điện thoại, ứng dụng chatbot không chính hãng giả dạng ứng dụng nổi tiếng. Mỗi lớp này có thể nhìn thấy những gì bạn gõ và tải lên. Chỉ dùng ứng dụng tải từ kho chính thức, kiểm tên nhà phát triển, và gỡ các tiện ích bạn không nhớ đã cài để làm gì.
Rủi ro thật nằm ở đâu
Nhiều người chỉ lo nhà cung cấp lạm dụng dữ liệu. Thực tế các rủi ro gần và dễ xảy ra hơn nằm ở phía người dùng.
| Rủi ro | Xảy ra thế nào | Mức thường gặp |
|---|---|---|
| Tài khoản chatbot bị chiếm | Mật khẩu yếu hoặc dùng lại, không có xác thực hai lớp; kẻ gian đọc toàn bộ lịch sử | Khá phổ biến |
| Chia sẻ nhầm đoạn trò chuyện | Dùng chức năng chia sẻ cuộc trò chuyện để khoe một câu trả lời hay, kèm luôn ảnh giấy tờ ở phía trên | Dễ xảy ra |
| Máy dùng chung | Máy tính gia đình, máy ở cơ quan còn đăng nhập chatbot; người khác mở lịch sử ra xem | Phổ biến |
| Ứng dụng giả mạo | Ứng dụng nhái tên chatbot nổi tiếng thu dữ liệu người dùng | Có gặp |
| Dữ liệu được giữ và xử lý ở phía nhà cung cấp | Lưu trữ, xem lại, dùng cải thiện mô hình theo điều khoản | Tuỳ dịch vụ và cài đặt |
Hàng đầu tiên là lý do nên bật xác thực hai lớp cho tài khoản chatbot như với email. Một tài khoản chatbot dùng lâu năm chứa nhiều thông tin về bạn hơn bạn nghĩ, kể cả khi không có ảnh giấy tờ.
Những việc hay khiến bạn muốn đưa ảnh giấy tờ cho AI, và cách làm thay
Dưới đây là các tình huống phổ biến. Với mỗi cái, có cách đạt mục đích mà không cần ảnh thật.
- Điền một biểu mẫu dài, ví dụ tờ khai làm thủ tục: thay vì đưa ảnh thẻ để chatbot đọc rồi điền, hãy đưa ảnh hoặc nội dung của biểu mẫu trống và hỏi từng ô cần ghi gì, định dạng ra sao. Bạn tự điền thông tin thật.
- Dịch hộ chiếu hoặc giấy khai sinh để nộp cho nơi khác: bản dịch nộp chính thức thường phải qua dịch thuật và chứng thực theo yêu cầu của nơi nhận, nên bản do chatbot dịch không dùng được. Nếu chỉ muốn hiểu các mục trên giấy tờ nước ngoài, dùng ảnh mẫu công khai hoặc che hết thông tin cá nhân.
- Kiểm tra ảnh thẻ có đủ rõ để nộp không: tự nhìn theo yêu cầu của nơi nhận, hoặc hỏi chatbot tiêu chí một ảnh giấy tờ đạt yêu cầu là gì, rồi tự đối chiếu.
- Đổi định dạng ngày tháng, viết họ tên không dấu cho hồ sơ nước ngoài: gõ đúng phần đó, không cần cả tấm thẻ.
- Trích thông tin từ nhiều giấy tờ để làm bảng tổng hợp cho cả nhà: làm bảng mẫu với dữ liệu giả, sau đó điền thật ở máy của bạn.
Nguyên tắc chung: nhờ AI làm phần khung, bạn giữ phần thông tin thật. Hầu hết công việc giấy tờ đều tách được như vậy.
Nếu bắt buộc phải dùng AI với giấy tờ có thông tin thật
Đôi khi công việc thật sự cần, ví dụ một người khiếm thị cần đọc nội dung giấy tờ, hay một tờ giấy chữ viết tay khó đọc. Khi đó, giảm rủi ro theo thứ tự sau.
- Ưu tiên chức năng nhận dạng chữ chạy ngay trên điện thoại, không cần gửi ảnh đi. Nhiều máy có sẵn chức năng chọn chữ trong ảnh.
- Nếu phải dùng chatbot trực tuyến, che những phần không cần cho việc đó, nhất là số định danh và mã QR, theo cách che bằng khối đặc.
- Dùng chế độ trò chuyện tạm thời hoặc không lưu lịch sử nếu dịch vụ có, và tắt tuỳ chọn cho phép dùng nội dung để cải thiện mô hình.
- Xong việc thì xoá cuộc trò chuyện, xoá ảnh khỏi máy nếu không cần giữ.
- Với nơi làm việc, chỉ dùng công cụ AI mà tổ chức đã duyệt, có thoả thuận xử lý dữ liệu rõ ràng; không xử lý giấy tờ của khách hàng bằng tài khoản chatbot cá nhân.
Các tên chức năng như trò chuyện tạm thời, kiểm soát dữ liệu khác nhau giữa các dịch vụ và đổi theo phiên bản. Dành vài phút đọc trang cài đặt quyền riêng tư của dịch vụ bạn dùng, đó là phần ít người đọc nhất mà có ích nhất.
Gói trả phí, xoá lịch sử, tắt huấn luyện: mỗi thứ bảo vệ đến đâu
Gói trả phí không đồng nghĩa với không lưu. Nhiều người nghĩ trả tiền thì dữ liệu được đối xử khác hẳn. Thực tế điều khoản về lưu trữ và sử dụng dữ liệu phụ thuộc vào loại gói, cá nhân hay tổ chức, và cài đặt cụ thể. Gói dành cho tổ chức thường có cam kết chặt hơn, gói cá nhân thì tuỳ. Đọc điều khoản của đúng gói bạn dùng.
Xoá cuộc trò chuyện không làm dữ liệu biến mất ngay. Xoá trong giao diện thường loại cuộc trò chuyện khỏi lịch sử của bạn, nhưng nhà cung cấp có thể giữ thêm một thời gian theo chính sách. Xoá vẫn nên làm, vì nó loại rủi ro ở phía tài khoản và thiết bị của bạn.
Tắt tuỳ chọn cải thiện mô hình chỉ giải quyết một phần. Tuỳ chọn này thường quyết định nội dung có được dùng để huấn luyện hay không. Nó không thay đổi việc ảnh được gửi lên máy chủ, nằm trong lịch sử, hay việc tài khoản của bạn có bị chiếm hay không.
Bộ nhớ của chatbot là một nơi lưu nữa. Một số chatbot có chức năng ghi nhớ thông tin về người dùng qua nhiều cuộc trò chuyện. Nếu bạn từng gõ số định danh hay ngày sinh, kiểm phần bộ nhớ trong cài đặt và xoá những gì không muốn nó giữ.
Câu lệnh mẫu giúp được việc mà không cần giấy tờ thật
Một số câu lệnh dùng ngay, không chứa thông tin cá nhân nào. Để hiểu biểu mẫu: "Đây là nội dung một tờ khai còn trống. Giải thích từng ô cần ghi gì, ghi theo định dạng nào, những lỗi hay gặp khiến hồ sơ bị trả lại." Để chuẩn bị hồ sơ: "Liệt kê những thông tin trên thẻ căn cước và hộ chiếu thường được hỏi khi đăng ký một khoá học trực tuyến của trường nước ngoài, ghi rõ thông tin nào nên cung cấp ở bước đăng ký và thông tin nào chỉ cần khi nhập học."
Để viết họ tên không dấu theo đúng thứ tự: "Cách viết họ tên tiếng Việt không dấu trên hồ sơ quốc tế, khi nào giữ thứ tự họ trước tên sau, khi nào đảo, và cách giữ thống nhất với hộ chiếu." Phần thông tin thật bạn tự điền trong biểu mẫu, không cần gõ vào chatbot.
Bạn cũng có thể nhờ AI soạn sẵn một danh sách kiểm tra trước khi nộp hồ sơ, để tự đối chiếu: đã đủ giấy tờ chưa, ảnh có rõ không, thông tin có thống nhất giữa các giấy tờ không. Chatbot giỏi việc tổ chức và giải thích; việc giữ dữ liệu thật để bạn làm.
Với người làm việc giấy tờ hằng ngày
Nhân viên văn phòng công chứng, đại lý bảo hiểm, nhân viên hành chính nhân sự, người làm dịch vụ hồ sơ thường xuyên cầm giấy tờ của người khác. Với họ, cám dỗ dùng chatbot để đọc nhanh giấy tờ của khách là rất lớn, nhất là khi phải nhập liệu hàng trăm hồ sơ. Đây là dữ liệu của khách hàng, không phải của bạn, và việc đưa nó vào công cụ không được tổ chức duyệt có thể vi phạm nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân theo pháp luật hiện hành.
Hướng đúng là tổ chức chọn công cụ nhận dạng giấy tờ chuyên dụng, có thoả thuận xử lý dữ liệu, có quy định ai được xem và lưu bao lâu. Trong lúc chưa có, nhập tay vẫn là cách an toàn. Phần nghĩa vụ của doanh nghiệp khi xử lý dữ liệu định danh của khách có bài riêng ở danh mục định danh cho doanh nghiệp; các quy định về dữ liệu khi dùng chatbot trong công ty có trên AI Bảo Mật.
Câu hỏi thường gặp
Đã lỡ đưa ảnh căn cước vào chatbot thì phải làm gì?
Xoá cuộc trò chuyện đó, kiểm tra tài khoản chatbot đã bật xác thực hai lớp chưa, xem có từng chia sẻ cuộc trò chuyện đó qua đường dẫn không và thu hồi nếu có. Trong đa số trường hợp, rủi ro thấp; bạn không cần hoảng, chỉ cần không lặp lại và theo dõi như hướng dẫn trong bài về lộ ảnh căn cước.
Chế độ trò chuyện tạm thời có làm ảnh giấy tờ an toàn hoàn toàn không?
Không hoàn toàn. Chế độ này thường không lưu vào lịch sử và không dùng để cải thiện mô hình, nhưng nội dung vẫn được gửi tới máy chủ để xử lý và có thể được giữ một thời gian ngắn theo chính sách của dịch vụ. Nó giảm rủi ro chứ không loại bỏ, nên vẫn nên che thông tin.
Chatbot của ngân hàng hay dịch vụ công có được đưa giấy tờ không?
Khác với chatbot đa năng, kênh chính thức của một tổ chức có nghĩa vụ xử lý dữ liệu theo quy định và đôi khi cần giấy tờ để làm thủ tục. Hãy chắc rằng bạn đang dùng ứng dụng hoặc trang chính thức, không phải trang giả, và chỉ đưa khi quy trình yêu cầu rõ ràng.
Dùng AI để dịch bằng cấp nộp hồ sơ du học được không?
Bạn có thể dùng AI để hiểu nội dung hoặc soạn nháp, nhưng hồ sơ chính thức thường yêu cầu bản dịch có chứng thực hoặc do đơn vị dịch thuật đủ điều kiện thực hiện, tuỳ nơi nhận. Kiểm yêu cầu của trường hoặc cơ quan nhận hồ sơ trước khi dịch.
Ảnh giấy tờ của con có nên đưa vào chatbot để nhờ điền đơn nhập học không?
Không nên, vì cùng lý do như với người lớn, và trẻ em còn ít khả năng tự theo dõi hậu quả hơn. Hãy nhờ chatbot giải thích biểu mẫu nhập học còn trống, rồi tự điền thông tin của con. Thông tin như số định danh của trẻ chỉ nhập vào hệ thống chính thức của nhà trường.
Trợ lý AI cài sẵn trong điện thoại có tự đọc ảnh giấy tờ trong máy không?
Tuỳ hãng và tuỳ quyền bạn cấp. Một số trợ lý có thể đọc nội dung màn hình hoặc thư viện ảnh khi bạn yêu cầu, xử lý trên máy hoặc gửi lên máy chủ tuỳ chức năng. Kiểm phần cài đặt quyền riêng tư của trợ lý và chỉ cấp quyền truy cập ảnh khi thật sự cần.